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Dalla carta al cloud: un viaggio necessario

Fino a qualche anno fa, usare carta per documenti e processi aziendali era la norma. Oggi, però, è diventato un limite evidente. Il passaggio al digitale non è solo una moda, ma una necessità impellente per aziende che vogliono rimanere competitive. L'uso della carta comporta una serie di inefficienze che rallentano i processi HR e aumentano il rischio di errori. Inoltre, gestire grandi quantità di documenti cartacei è costoso in termini di spazio e tempo. Vediamone i vantaggi concreti
Pubblicato il 23 Gennaio 2025

Perché abbandonare la carta?

Risparmio di spazio

Addio fogli volanti e archivi polverosi! La digitalizzazione permette di archiviare migliaia di documenti in poco spazio, accessibili in qualsiasi momento. Non solo ottimizza lo spazio fisico, ma migliora anche la gestione dei documenti, riducendo la possibilità di perderli.

Velocità

Con una ricerca digitale trovi subito ciò che ti serve: l’accesso ai dati è rapido e preciso. Basta un semplice clic per cercare e trovare file, report o informazioni, evitando perdite di tempo nel cercare documenti tra le carte.

Collaborazione

I file condivisi online migliorano il lavoro di squadra. Le piattaforme digitali consentono di condividere documenti in tempo reale, facilitando la collaborazione tra i membri del team, anche se lavorano a distanza. Le modifiche vengono aggiornate istantaneamente, rendendo più efficiente il flusso di lavoro.

Backup

Con il cloud, i dati sono al sicuro anche in caso di guasti. A differenza della carta, che può essere facilmente danneggiata o distrutta, i dati digitali possono essere salvati nel cloud, proteggendo informazioni preziose da eventuali danni fisici, come incendi, alluvioni, o semplici problemi al pc.

I possibili svantaggi

Come tutte le trasformazioni, anche questa porta con sé qualche sfida da considerare.

Formazione

Il team deve imparare a usare i nuovi strumenti. L’adozione di nuovi software HR e strumenti digitali richiede tempo e formazione. È fondamentale che i dipendenti comprendano come utilizzare al meglio le nuove tecnologie, altrimenti l’efficienza non migliorerà come previsto.

Costi

Alcuni software possono essere costosi. Anche se il passaggio alla digitalizzazione porta numerosi vantaggi a lungo termine, l’implementazione iniziale può rappresentare un sacrificio per l’azienda. Alcuni strumenti avanzati richiedono investimenti significativi, ma è importante valutare il ritorno sull’investimento che si otterrà nel tempo.

Dipendenza dalla tecnologia

La digitalizzazione implica una maggiore dipendenza dalla tecnologia: all’abituarsi, si possono riscontrare problemi nel dover svolgere compiti manuali. Inoltre, problemi tecnici possono bloccare i processi. Se si verificano guasti nei sistemi o problemi con il software, l’azienda potrebbe trovarsi momentaneamente bloccata. È quindi fondamentale avere un piano di emergenza e garantire la manutenzione regolare dei sistemi.

Come gestire il cambiamento

Affrontare la transizione con il giusto approccio fa la differenza. Organizza corsi di formazione per il tuo team, scegli strumenti affidabili e pianifica un periodo di adattamento. Prendi le misure e individua preventivamente lo strumento che fa per te studiando la tua situazione aziendale. È importante che l’azienda non forzi il cambiamento in modo brusco, ma che permetta ai dipendenti di adattarsi gradualmente. Una pianificazione adeguata contribuirà a minimizzare le difficoltà e a ottenere il massimo dalla digitalizzazione.

Un altro aspetto da non sottovalutare è la raccolta di feedback dai dipendenti, fondamentale per apportare eventuali aggiustamenti. La digitalizzazione non è un processo statico che si esaurisce nel breve periodo, ma un cambiamento continuo che evolve insieme alle esigenze lavorative.

L’importanza di una cultura digitale

Adottare la digitalizzazione significa anche sviluppare una cultura aziendale da tramandare, orientata all’innovazione. Le aziende che abbracciano la tecnologia digitale tendono ad essere più agili, adattabili e pronte a rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato. Creare un ambiente in cui la tecnologia viene vista come un’opportunità piuttosto che come una minaccia è essenziale per ottenere successo nel lungo periodo.

Sesame HR: il tuo alleato

Sesame HR semplifica il passaggio al digitale, offrendo soluzioni per la gestione delle risorse umane completamente online. Dalla timbratura all’organizzazione delle ferie, tutto diventa più semplice con Sesame HR. La piattaforma offre una gestione completa delle presenze, delle buste paga e delle ferie, con strumenti facili da usare e accessibili da qualsiasi dispositivo. Con Sesame HR, le aziende possono abbandonare definitivamente la carta e intraprendere un percorso di trasformazione digitale efficace e sicuro. Inizia ora il tuo percorso con Sesame HR e abbraccia il digitale, per sempre!